Die Talentakquise und das Talentmanagement sind für Unternehmen zu einer Herausforderung geworden. Angesichts einer volatilen Wirtschaftsentwicklung und der sich ändernden Präferenzen bei der Arbeitsplatzgestaltung stehen die Personalverantwortlichen unter dem Druck, die richtigen Mitarbeiter:innen zu finden und einzustellen. Eine Möglichkeit, hier zu unterstützen, ist die Nutzung von moderner Technologie, insbesondere im Einstellungsprozess, durch Künstliche Intelligenz (KI).
Ein Gastbeitrag von Dean Mathews, Gründer und CEO von OnTheClock
Die Personalabteilung ist ein dynamischer Teil eines Unternehmens und hat die Aufgabe, das wertvollste Kapital eines Unternehmens zu rekrutieren, zu verwalten und zu schulen: die Mitarbeiter:innen. Die Vielzahl der Aufgaben, die auf den Schreibtischen der Personalabteilung landen, bedeutet oft, dass nicht viel Zeit für die Entwicklung oder Skalierung der Prozesse zur Verfügung steht. Doch angesichts der gravierenden Veränderungen in den Geschäftsmodellen im Zusammenhang mit der digitalen Transformation, der Telearbeit und den wirtschaftlichen Umwälzungen wird sich Ineffizienz in der Personalabteilung schnell negativ auf den gesamten Geschäftsbetrieb auswirken. Ohne eine entsprechende Überwachung können insbesondere unbesetzte Stellen zu einer drastischen Verringerung der Gesamtproduktivität eines Unternehmens führen, mit Auswirkungen auf den Unternehmensumsatz.
Was ist KI?
Künstliche Intelligenz ist eine Simulation der menschlichen Intelligenz durch Maschinen oder Systeme. Diese Systeme sind in der Lage, auf Veränderungen in ihrer Umgebung zu reagieren und die Reaktionen entsprechend den empfangenen Daten anzupassen und dies, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.
Die KI spielt in verschiedenen Branchen bereits eine Rolle. In der Personalabteilung kann die Integration maschinengestützter Intelligenz der Schlüssel zur Umgestaltung zentraler Unternehmensprozesse sein, einschließlich der Rekrutierung der richtigen Mitarbeiter:innen und der Bindung von Spitzentalenten.
Wie die KI bei der Talentakquise und dem Talentmanagement unterstützt
Die KI wird HR-Leiter:innen und HR-Mitarbeiter:innen nicht ersetzen, aber sie kann sie bei ihrer Arbeit unterstützen. Nachfolgend sechs Möglichkeiten, wie KI die Talentakquise und das Talentmanagement verändern kann:
1. Sichten von Bewerbungen
Die Personalabteilung wendet viel Zeit für das Sichten und Filtern von Bewerbungen auf. Im amerikanischen Recruiter Nation Report 2021 bezeichnen Staffing-Agenturen im Gegensatz zu internen Personalverantwortlichen die „Vielzahl der Bewerbungen“ als eine der Herausforderungen bei der Einstellung von Personal.
Das Screening von Bewerber:innen stellt einen Engpass im Einstellungsprozess dar. Personalverantwortliche investieren oft viel Zeit in den Einstellungsprozess, lesen und sortieren Lebensläufe und führen Vorstellungsgespräche, nur um dann festzustellen, dass die/der Bewerber:in nicht für die zu besetzende Stelle geeignet ist. Dies erschwert nicht nur den Einstellungsprozess, sondern ist auch kostspielig.
Fehlentscheidungen bei der Einstellung sind an der Tagesordnung. Laut Glassdoor kündigen bis zu 30 % der Arbeitnehmer innerhalb der ersten 90 Tage nach der Einstellung.
Ein KI-gestütztes Talentakquisitionssystem kann Bewerbungen effektiv und unvoreingenommen filtern. Es kann Bewerber:innen auf der Grundlage von Fähigkeiten und Zeugnissen und anhand der Stellenanforderungen bewerten. Indem sie sich auf eine kürzere Liste mit besser geeigneten Bewerber:innen konzentrieren, können Personalverantwortliche tiefere Einblicke gewinnen und qualifizierte Bewerber:innen besser identifizieren. Dies erhöht die Qualität der Neueinstellungen und reduziert die Gemeinkosten.
2. Die richtigen Bewerber:innen finden
KI kann den Talentakquisitionsprozess verbessern, indem sie die richtigen Bewerber:innen aufspürt und einbindet. eine KI-basierte Auswahltechnologie kann Bewerber:innen mit Hilfe von Daten aus verschiedenen Datenquellen ansprechen und mit hoher Genauigkeit mit offenen Stellen abgleichen. Anhand der Formulierungsanforderungen in der Stellenbeschreibung kann die KI verwandte branchenspezifische Terminologien erlernen und die Suche erweitern.
Darüber hinaus kann KI mit Hilfe von Deep Learning auch die für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten abgleichen. Wenn beispielsweise ein/e Bewerber:in angibt, über Fachwissen im Bereich Software zu verfügen, kann die Personalabteilung diese Angabe überprüfen, indem sie das System nutzt, um nach den Voraussetzungen für die betreffende Fähigkeit zu fragen. Sie kann dann feststellen, ob die/der Bewerber:in über die gleichen oder ähnliche Fähigkeiten verfügt.
3. Türöffner für die Anwerbung global tätiger Bewerber:innen
Mit KI müssen Personalabteilungen ihre Rekrutierung nicht mehr auf die traditionelle Arbeit im Büro beschränken, denn mit der Fähigkeit, Aspekte der Stellenausschreibung, der Talentsuche und der Bewerberprüfung zu automatisieren, wird es möglich, mehr Bewerber:innen zu erreichen und zu akzeptieren. Damit entsteht ein Türöffner für die Einstellung von Remote- oder Hybrid-Mitarbeitern. Der Zugriff auf global tätige, vielfältige Arbeitnehmer:innen bringt viele Vorteile für ein Unternehmen mit sich, wobei die Besetzung von Stellen der kleinste ist. Eine gesteigerte Kreativität, eine moderne Unternehmenskultur und attraktive Arbeitsbedingungen tragen dazu bei, dass freie Stellen mit Bewerber:innen besetzt werden, die der Herausforderung gewachsen sind.
Die Personalabteilung kann nach Möglichkeiten suchen, die Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung mit Hilfe von Technologie zu rationalisieren. Ein Online-Tool für die Zeiterfassung kann zum Beispiel die Zusammenarbeit von Remote-Teams unterstützen. Darüber hinaus kann die Personalabteilung bei der Einstellung von stundenweise beschäftigten Arbeitnehmer:innen offener und flexibler sein. Die Mitarbeiter:innen können sich ein- und ausstempeln, ohne sich Gedanken über die Zeiterfassung und Lohnabrechnung machen zu müssen.
4. Freisetzung von Arbeitszeit
Ein weiterer wichtiger Vorteil der KI-Implementierung im Personalwesen ist die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben wie Gehaltsabrechnung, Datenverwaltung und Berichterstellung. Die Personalabteilung verbringt die meiste Zeit mit administrativen Tätigkeiten, sodass nur wenig Zeit bleibt, sich auf die Verbesserung der Leistung, der Produktivität und der Motivation der Mitarbeiter:innen zu konzentrieren. Dies sind Bereiche, die sich auf die Gesamtleistung eines Unternehmens auswirken können.
Laut Gallup gaben nur 34 % der Arbeitnehmer:innen an, bei der Arbeit besonders engagiert zu sein. 16 % gaben an, dass sie sich nicht aktiv engagieren. Das Engagement der Mitarbeiter ist wichtig, da es sich auf die Produktivität, die Mitarbeiterbindung und den Ruf eines Unternehmens auswirken kann. Unternehmen mit hohem Mitarbeiterengagement sind 21 % profitabler.
Wenn Aufgaben mithilfe von KI automatisiert werden, haben die Mitarbeiter:innen der Personalabteilung mehr Zeit, sich auf die Entwicklung von Programmen zu konzentrieren, die Strategien zur Talentakquise, die Mitarbeiterbetreuung und die Mitarbeiterbindung verbessern.
5. Messen der Leistung
Die richtigen Mitarbeiter:innen zu finden ist nur ein Teil des Puzzles. Die Personalabteilung muss auch dafür sorgen, dass die neu eingestellten Mitarbeiter:innen im Unternehmen eine gute Leistung erbringen. Da sich die Aufgaben weiterentwickeln, muss die Personalabteilung die Leistung der Mitarbeiter regelmäßig messen, u. a. bei der Festlegung der Aufgaben, der Bewertung einer angemessenen Vergütung, der Planung von Beförderungen und der Sicherstellung der Erfüllung der Unternehmensziele.
Diese Prozesse können mit Hilfe von Leistungsmanagementsoftware digital durchgeführt werden. Ein KI-basiertes System kann beispielsweise Mitarbeiterdaten sammeln, um die Leistung einer/s Mitarbeiter:in zu quantifizieren, Bereiche mit Verbesserungspotenzial aufzeigen und andere Möglichkeiten erkunden, von denen die Mitarbeiter:innen profitieren können. Derartige Systeme ermöglichen auch eine objektivere Beurteilung der Mitarbeiter:innen.
6. Unterstützung von Bewerber:innen
Die KI leistet auch einen Beitrag, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen über ein positives Employer Branding verfügt. Dies bedeutet, dass Bewerber:innen mit dem Unternehmen eine gute Erfahrung machen sollen, denn auf einem hart umkämpften Arbeitsmarkt können Top-Talente auch aufgrund des Einstellungsverfahrens entscheiden, ob sie sich für das Unternehmen entscheiden oder nicht. Das Aussortieren unqualifizierter Bewerber:innen hilft der Personalabteilung, sich auf die besten Kandidaten zu konzentrieren. Durch eine rechtzeitige Kommunikation kann gewährleistet werden, dass Bewerber:innen alles Erforderliche vermittelt wird, damit sie im Rennen bleiben.
Die KI kann auch dazu beitragen, mehr Klarheit über den Bewerbungsprozess zu schaffen, beispielsweise durch Chatbots. Ein kompliziertes Bewerbungsverfahren, unklare Aufgaben und unklare Anweisungen können dazu führen, dass Bewerber:innen ihre Bewerbungen zurückziehen und eine schlechte Bewertung vergeben. Die KI kann den Bewerber:innen in Echtzeit Hinweise und Hilfestellungen geben, damit sie ihren Bewerbungsprozess abschließen können. Sie kann sie auch über den aktuellen Stand ihrer Bewerbung informieren.
Technologie bei der Talentakquise und dem Talentmanagement
KI wird das Personalwesen revolutionieren. Die Einführung von KI in den Rekrutierungsprozess bedeutet nicht, dass der „menschliche Faktor“ im Personalwesen verschwindet. KI ergänzt die Talentakquisitions- und Talentmanagementprozesse und schafft einen Mehrwert für das Unternehmen, indem sie die Personalabteilung dabei unterstützt, effizienter und effektiver zu arbeiten. KI kann als Werkzeug dienen, um die Produktivität im Unternehmen zu unterstützen und zu optimieren, von der Einstellung der richtigen Mitarbeiter:innen bis hin zu einer langfristigen Mitarbeiterbindung.
Biografie des Autors
Dean Mathews ist Gründer und CEO von OnTheClock, einem Unternehmen, das eine Zeiterfassungsanwendung für Mitarbeiter entwickelt hat, die weltweit in über 15.000 Unternehmen eingesetzt wird.
Dean Mathews hat über 20 Jahre Erfahrung in der Konzeption und Entwicklung von Geschäftsanwendungen. Für ihn ist die Softwareentwicklung eine Kunstform. Wenn Künstler:innen ein Meisterwerk schaffen, wird das Leben vieler Menschen berührt und zum Besseren verändert.
Wenn er nicht gerade die Zeiterfassung perfektioniert, verbringt Dean Mathews viel Zeit mit Familie und Freunden, engagiert sich im kirchlichen Bereich und versucht, Wege zu finden, die Welt ein wenig besser zu machen.
