2FTE besparen op de urenverwerking van ruim 1.300 uitzendkrachten
Voor wie werk zoekt in de techniek, agrarische sector of groenvoorziening, gaat er bij uitzendbureau AB Midden Nederland een wereld open. Naast tijdelijk werk en seizoensklussen biedt dit bureau ook vaste banen aan waarbij flexkrachten in dienst treden. Ook zijn er regelmatig nieuwe interne vacatures bij AB Midden Nederland zelf. Vakkracht, specialist, zzp’er, flexkracht of professional: AB heeft wat te bieden. Sinds begin 2020 werkt het bedrijf met vijf vestigingen met het Mid-Office platform. En dat levert véél op. Het belangrijkste resultaat: een besparing van twee fte op de urenverwerking van de ruim 1.300 uitzendkrachten.
AB Midden Nederland, flexpartner van Midden Nederland
“AB Midden Nederland is van oorsprong met name actief in de agrarische sector”, vertelt ICT-manager en applicatiebeheerder Jan van ’t Ende. “Inmiddels zetten wij onze coöperatieve aanpak ook in voor de sectoren techniek, bouw & infra, logistiek & magazijn, groen en food & productie. We werken gemiddeld met zo’n 1.300 flexkrachten, met een piek tot ongeveer 1.800 in het hoogseizoen. Daarnaast werken via ons ongeveer 250 bedrijfsverzorgers bij agrarische bedrijven in heel Nederland. Zij nemen werkzaamheden over van ondernemers die door bijvoorbeeld een plotselinge ziekte niet meer in staat zijn om zelf een (geheel) bedrijf te runnen.”
Verder groeien dankzij de komst van het Mid-Office platform
“Digitaliseren is voor ons een goede manier om kwaliteit te waarborgen en ons klaar te maken voor verdere groei in de toekomst”, vertelt Van ’t Ende verder. “Die groei is zeker mogelijk met het Mid-Office platform. We hebben niets eens getwijfeld: dit is dé portal die ons verder gaat brengen – en dat zonder dat we ons team verder moeten uitbreiden. In het platform kunnen we namelijk de administratieve zaken voor uitzendkrachten, bedrijfsverzorgers, klanten, bemiddelaars én onszelf efficiënt regelen. Door die efficiencyslag kunnen we meer doen met dezelfde mensen.”
Tijd besparen met automatische cao-ontrafeling
“Het Mid-Office platform sloot ook meteen naadloos aan op onze wensen”, vertelt Van ’t Ende. “Zo sprak de automatische ontrafeling van cao’s ons aan, omdat we die ontrafeling voorheen handmatig met Excel deden – óntzettend tijdrovend. Met de Time Interpretation hebben we een tool die volledig geautomatiseerd uren ontrafeld. We besparen zo veel tijd en zien bovendien meteen waar we aan toen zijn – en hetzelfde geldt voor onze klanten. Daar werden we natuurlijk direct enthousiast van.”
Taalondersteuning met een ‘AB-sausje’
“Ook de taalondersteuning die het platform biedt was een belangrijke reden om voor Textkernel te kiezen”, gaat Van ’t Ende verder. “Ongeveer tachtig procent van onze uitzendkrachten komt uit Polen, en daarnaast hebben we mensen uit andere (voornamelijk Oostblok) landen aan het werk. Contracten, documenten, wat zeg ik: de hele portal… Iedere flexkracht ziet het platform in zijn of haar eigen taal. Ook kunnen we zelf vertalingen wijzigen en zo dus onze eigen identiteit naar voren laten komen, om het voor uitzendkrachten zo relevant en duidelijk mogelijk te maken. Dat zorgt ervoor dat we kwaliteit bieden richting klanten én uitzendkrachten. We kunnen nieuws delen, maar ook uitleg geven over onze werkwijze en bij documenten. Daarmee voldoen we direct aan de ABU-vereiste dat je medewerkers in hun eigen taal moet helpen.”
We hebben niets eens getwijfeld: dit is dé portal die ons verder gaat brengen – en dat zonder dat we ons team verder moeten uitbreiden.
Jan van ‘t Ende – IT Manager
Alles gecentraliseerd in één portal
Voor de komst van het Mid-Office platform werkte AB Midden Nederland met een systeem met daarin verschillende omgevingen voor uitzendkrachten, medewerkers, klanten en bemiddelaars. Nóg een reden om voor Textkernel te kiezen, want nu is alles gecentraliseerd in één portal. Van ’t Ende: “Iedereen logt in op dezelfde omgeving en ziet daar alleen wat voor hem of haar relevant is. Ook voor ons intern is dit heel fijn, want het zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde manier werkt. Er is geen specifieke kennis van verschillende systemen meer nodig -er is uniformiteit, en dat maakt het vele malen simpeler. Ook is werk nu gemakkelijker over te dragen en kunnen collega’s onderling bijspringen als dat nodig is. De uitzendadministratie zou eventueel ook de administratie van de bedrijfsverzorging kunnen doen, want ze werken al met hetzelfde systeem. Dat is een winst.”
Harde winst: twee fte besparing
Maar dat is nog niet de grootste winst. Die zit in de tijdbesparing: twee data entry-medewerkers (dus: twee fte!) zijn inmiddels doorgestroomd naar ander werk binnen onze organisatie. “Dat komt door twee dingen: we werken nu met de automatische cao-ontrafelaar ‘Time Interpretation’ én we hoeven geen data van onze bemiddelaars meer handmatig over te tikken. Bemiddelaars kunnen uitzendkrachten via het portaal namelijk direct contracten aanbieden en laten ondertekenen. Alle juiste gegevens van die uitzendkrachten staan dan direct in de portal, waar ze voorheen handmatig werden ingevoerd door onze data entry-medewerkers. Het enige wat nu bij ons op kantoor nog gebeurt, is een laatste controle. Staat alles goed, dan worden de gegevens van de uitzendkracht automatisch geïmporteerd in AFAS en in ons planningsprogramma. Zo kunnen we intern méér doen met hetzelfde aantal mensen.”
Winst voor de tak bedrijfsverzorging: cao-ontrafeling en urenregistratie-app
Wat betreft de AB Midden-tak bedrijfsverzorging is de ontwikkeling nog in volle gang. “Momenteel is Textkernel druk bezig met het aansluiten van dit bedrijfsonderdeel. De cao-ontrafelaar wordt hier nog voor ingericht, en vooral hiervoor zijn de verwachtingen hoog gespannen. Nu verzorgen drie mensen hiervoor de urenverwerking – veelal handmatig. Verwacht wordt dat zodra de cao-ontrafelaar hier goed loopt, we ook hier een flinke tijdsbesparing te pakken hebben. Want als fouten worden gereduceerd, ontstaat er veel tijd en ruimte om op andere dingen te focussen. Zo gaan we nog efficiënter te werk gaan en kunnen we aan nieuwe projecten werken”.
Uren invullen via hun telefoon
Wat voor de tak bedrijfsverzorging nú al het verschil maakt, is de app. “Daar vroegen onze bedrijfsverzorgers al jaren om. Uren invullen op een telefoon werkt nou eenmaal heel snel en gemakkelijk, en de app hebben ze altijd bij zich. En ook andere documenten, zoals hun loonstrook, hebben ze dankzij de app altijd bij de hand. Voor bedrijfsverzorgers is de app daarom veel waard – en dus voor ons ook.”
Ongeveer tachtig procent van onze uitzendkrachten komt uit Polen. Iedere flexkracht ziet de omgeving in zijn of haar eigen taal. Dat zorgt ervoor dat we kwaliteit bieden richting klanten én uitzendkrachten.
Jan van ‘t Ende – IT Manager
“Ook de samenwerking met Textkernel als organisatie is prettig”
Van ’t Ende is dus om meerdere redenen zeer blij met de keuze voor het Mid-Office platform. “En de samenwerking met Textkernel verloopt ook nog eens heel prettig. De implementatie is vlot en soepel verlopen. Hadden we vragen, dan waren de mensen van Textkernel altijd behulpzaam en op de hoogte van onze situatie. Dat is nu overigens nog steeds zo. Wat ik ook fijn vind, is dat ik direct geholpen word als ik bel – ik hoef niet eerst een ticket in te schieten. En wat ik waardeer aan Textkernel is de eerlijkheid. Ik hoor liever ‘dat kan niet’ of ‘dat kan wel, maar dan wordt het maatwerk’ dan dat eromheen gedraaid wordt. Dat ervaar ik als prettig, want zo weet ik altijd waar ik aan toe ben. Dus al met al kan ik het Mid-Office platform van Textkenel iedere uitzender (en AB-organisatie) aanraden.”
