Het Mid-Office Platform als hart van de dienstverlening
BackOfficer biedt 100% transparante all-in backoffice diensten voor uitzendbureaus en detacheringsbedrijven die willen groeien. Dat je daarvoor goede staffing software nodig hebt, staat buiten kijf. Maar het vinden van het ideale IT-landschap was een belangrijke missie voor BackOfficer. “Als backoffice dienstverlener draait alles om de software die we gebruiken. Dat moeten we goed doen”. Ze gebruiken het Midoffice-platform nu een paar jaar. “Hiermee besparen we duizenden handmatige handelingen, waardoor we zo’n 6 tot 7 FTE’s besparen”, zegt Jeroen van Helden, managing partner bij BackOfficer.
Grote volumes onboarding
De urgentie om onboarding te automatiseren was er al langer, maar kwam in een stroomversnelling toen ze een aantal grote klanten binnenhaalden waarvoor ze in korte tijd veel mensen moesten onboarden. Jeroen: “We hadden toen nog geen continu proces, dus er zaten nog veel handmatige handelingen tussen. Ook werkten we in verschillende programma’s, zoals sign.nl voor het ondertekenen van contracten.” BackOfficer ging daarom op zoek naar een platform waarin ze het hele onboarding proces konden doen.
Alles in één portaal
Als backoffice dienstverlener bevindt BackOfficer zich in een vierhoek, wat de zoektocht naar een goede applicatie uitdagend maakt. “Het is belangrijk voor ons dat onze klanten – uitzendbureaus en detacheringsbureaus – hun eigen omgeving hebben. Met het Mid-Office Platform hebben onze klanten hun eigen omgeving waarin ze alles kunnen doen en waarin de gegevens goed beveiligd en beschermd zijn. Uniek is ook dat alle betrokkenen (medewerkers, uitzendkrachten, inleners) kunnen inloggen op die omgeving. Hierdoor kunnen we alle informatie beschikbaar maken in één portal.”
Een midoffice platform kan niet bestaan zonder een goede koppeling met front- en backoffice systemen. Naast het Mid-Office Platform gebruikt BackOfficer Carerix voor werving en selectie en Nocore voor salarisadministratie en facturatie. “We hebben graag best of breed oplossingen, die het beste in de markt zijn. Die applicaties koppelen we aan elkaar.”
Als backoffice dienstverlener draait alles om de software die we gebruiken. Dat moeten we goed doen. Met het Mid-Office platform besparen we duizenden handmatige handelingen, waardoor we ongeveer 6 tot 7 FTE’s besparen.
Jeroen van HeldenManaging Partner
De klant op de eerste plaats met maatwerk
Bij BackOfficer staat maar één vraag centraal: hoe kunnen we het nog beter of aantrekkelijker maken voor onze klanten? Wat zien zij in de markt en waar hebben hun klanten behoefte aan en hoe kunnen zij dat vormgeven met behulp van het platform? Jeroen: “We hebben heel vaak ideeën over hoe we het nog beter kunnen gebruiken. De flexibiliteit van het platform maakt het mogelijk om het precies zo in te richten zoals de klant het wil. Op die manier kunnen we onze klanten centraal stellen.”
Zo zijn ze ook op de koppeling met Caoloon.com gekomen. Jeroen: “Die koppeling hebben we bedacht. We wilden zien wat iemand minimaal zou moeten verdienen, inclusief alle andere arbeidsvoorwaarden en die gegevens ook meteen bevestigen, zodat we daar nooit meer discussie over hebben.”
Een in-house CRM in het platform
BackOfficer maakt ook goed gebruik van de workflow automation, een module waarmee je zelfstandig processen kunt opzetten. Zo gebruiken ze de procesarchitect onder andere voor kredietcontroles. “Onze klanten gebruiken het om een kredietcheck te doen van de inlener, zodat ze weten voor welk bedrag we ze moeten verzekeren.” Ze gebruiken de procesarchitect ook om managementinformatie te tonen in het dashboard. “We tonen bijvoorbeeld een margeoverzicht per week, openstaande posten voor debiteuren, maar we hebben ook een tegel voor het opvragen van een pro forma.”
Maar BackOfficer gaat nog een stapje verder: met hulp van onze consultant zijn ze een eigen CRM aan het maken. “Dit is puur voor onze interne organisatie, zodat we bijvoorbeeld ook alle communicatie met onze klanten kunnen bijhouden.”
Wij vinden het belangrijk dat onze klanten hun eigen omgeving hebben. Met het Mid-Office Platform hebben ze hun eigen omgeving waar ze alles kunnen doen en waar de gegevens goed beveiligd en beschermd zijn. Wat het ook uniek maakt, is dat alle belanghebbenden (medewerkers, uitzendkrachten, inleners) kunnen inloggen op die omgeving. Zo kunnen we alle informatie beschikbaar maken in één portal.
Jeroen van HeldenManaging Partner
Volgende stap: integratie met zorgverzekeraar
De volgende stap is een koppeling met zorgverzekeraar Zorg en Zekerheid. “Internationale uitzendkrachten hebben een digitale zorgpas nodig. Nu blijven passen vaak liggen of moeten ze het polisnummer opzoeken. We willen dat deze informatie ook beschikbaar is in de portal en in de app, zodat de uitzendkracht dit ook direct bij de inlener kan laten zien. Die koppeling met Nocore hebben we nu wel, maar onze klanten kunnen niet inloggen in Nocore, iedereen gebruikt de portal. Daar willen we alle informatie hebben en nergens anders”, legt Jeroen uit.
BackOfficer klanten positief over gebruiksvriendelijkheid
Klanten van BackOfficer zijn ook positief over het platform. “Ze vinden het overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. We hebben een dashboard op maat gemaakt met actietegels en overzichtstegels. We hebben bijvoorbeeld ook een tegel met nieuws waar we linken naar onze site en naar Carerix, het frontofficepakket dat we gebruiken. We hebben ook een eigen rekentool ontwikkeld, waarin onze klanten direct hun kostprijs/marge kunnen berekenen. Ook daar hebben we een tegel voor gemaakt.
Onboarding is de sleutel voor BackOfficer
Sinds ze het Mid-Office Platform hebben, willen ze niets anders meer: “We gaan nooit meer terug naar de oude situatie. Een naadloze customer journey is voor ons van grote waarde. De portal is eigenlijk het kloppend hart van onze dienstverlening. We vinden de onboarding van gebruikers van groot belang; het platform is de sleutel tot alles wat eraan voorafgaat en erop volgt,” aldus Jeroen.
