Overstappen van een zelf ontwikkeld platform naar ons Mid-Office Platform
Al sinds 1994 is Kolibrie HRM dé specialist voor de horecabranche op het gebied van payroll. In 2018 besluiten ze een eigen proces automation platform te ontwikkelen met als doel de horecamedewerker en ondernemer meer te ontzorgen. Na drie drukke jaren besluiten ze toch de stekker uit de eigen ontwikkelingen te trekken en zetten ze de migratie naar ons Mid-Office platform in gang. Het doel: klanten en flexkrachten nog beter bedienen, volledig volgens alle wet- en regelgeving.
Kolibrie HRM is geen onbekende voor ons. Op het moment dat ze besluiten om een eigen platform te ontwikkelen maken ze al gebruik van onze urenregistratie. “Dat was destijds in onze ogen nog vrij statische urenregistratietool waarin voor Kolibrie essentiële functionaliteiten ontbraken. Wij wilden onze klanten graag meer bieden. Onze grootste wens was een app voor de flexkrachten met een integratie van uren, reserveringen en digitale identificatie. Die bood Textkernel (voorheen: Akyla) toen nog niet.” vertelt Bob van Groeninge, IT manager bij Kolibrie HRM.
Uitdagingen bij zelf ontwikkeld platform
Het bouwen van het urenportaal en de onboarding verloopt redelijk goed, maar ze lopen al snel tegen problemen aan. “Naast de urenverwerking en onboarding komen zoveel meer uitdagingen bij waar achteraf blijkt dat er niet voldoende over is nagedacht. Iets zelf ontwikkelen is hartstikke leuk, maar dat ook in de lucht houden is iets heel anders. De partij waarmee wij werkten had geen kennis van de flexbranche, dus we moesten alles uitleggen. Het werd energierovend om het product op niveau te houden. En daarbij ook een kostbare zaak.”
In de periode dat ze werken aan hun eigen platform blijft Bob in contact met ons. “Er is nog altijd contact gebleven met Textkernel. We zijn elkaar niet uit het oog verloren. En dan merk je wel dat het Mid-Office platform gemaakt is voor de hele flexmarkt. Ze weten snel waar je het over hebt. Dat heeft enorm veel toegevoegde waarde.” Ook ziet Bob hoe ons platform zich in de afgelopen jaren verder heeft ontwikkeld tot een volwaardig mid-office platform voor onboarding, urenverwerking– en interpretatie en het automatiseren van andere processen in de midoffice. Zoals het aanvragen van ziekteverlof.
“Het Mid-Office platform is een stabiel en bewezen product voor de flexbranche. Vooral de cao-ontrafeling, bespaart ons veel tijd en bovendien kunnen we daarmee ook de compliancy waarborgen.”
Bob van Groeninge – IT Manager
De sleutel tot succes
Het besef dat het Mid-Office platform is doorgegroeid, zorgt ervoor dat ze besluiten de stekker uit hun eigen ontwikkelde platform te trekken. In 2021 maakt Bob een plan voor het IT landschap van Kolibrie HRM; de basis voor een nieuwe intensieve samenwerking met Textkernel. Een echt partnership waarbij een commitment over en weer wordt uitgesproken.
“Het Mid-Office platform is een stabiel en bewezen product voor de flexbranche. Het was een logische keuze. Vooral met de cao-ontrafeling, die wij niet in ons systeem hadden, bespaart het ons veel tijd en bovendien kunnen we daarmee ook de compliancy waarborgen.”
Meer aandacht voor relaties dan administratieve controles
De automatiseringsslag zal er hopelijk voor zorgen dat er meer en meer administratieve zaken opgepakt gaan worden door het systeem in plaats van door de medewerkers. “Het is niet dat we mensen eruit willen werken, maar we willen meer aandacht besteden aan onze relaties aan de voorkant in plaats van controles en repeterende handelingen aan de achterkant.”
Als dit alles goed uitpakt, zal het er hopelijk voor zorgen dat ze straks de omzet kunnen verdubbelen met dezelfde hoeveelheid mensen.
