Tijdbesparing en betere service door margefacturatie
De ideale portal voor flexkrachten, inleners en bemiddelaars, maar ook voor eigen medewerkers. Dat is waar het Mid-office platform bij Nedflex de afgelopen jaren naar is uitgegroeid. De belangrijkste redenen daarvoor? De vele functionaliteiten – waaronder margefacturatie – de flexibiliteit en de zelfredzaamheid.
“Sinds een paar jaar werken we met de ERP-oplossing van AFAS”, vertelt Sales Director Nick Bos. “Voor ons een flinke stap vooruit, omdat we nu alle processen in één backoffice kunnen verwerken. En met de komst van het Mid-Office platform, in 2018, hebben we nog een grote stap voorwaarts gezet. We hebben nu een portal waarmee we voor zowel onszelf als onze klanten flexibiliteit creëren. De combinatie van AFAS en het Mid-Office platform is voor ons dan ook perfect. We werken samen met partners die écht goed zijn in hun niche.” Niet voor niets tipte AFAS Bos om eens in gesprek te gaan met Textkernel. Textkernel is preferred supplier, een best of breed-oplossing die goed aansluit op de ERP-oplossing van AFAS. “En inderdaad, het Mid-Office platform van Textkernel is voor ons de beste keuze gebleken”, zegt Bos. “Onze partners zien de portal in hun eigen look and feel, er is een handige app beschikbaar en dankzij Textkernel hebben we ook de margefacturatie volledig kunnen automatiseren. En dit zijn nog maar drie van de vele voordelen.”
“Wij bepalen zelf hoe de onboarding van flexkrachten verloopt”
Eén van de grootste voordelen wil Bos graag apart toelichten: de flexibiliteit. “De portal is naar eigen wens in te richten. Een goed voorbeeld is het proces van onboarden. Voorheen, in onze oude software, werd dit voor ons bepaald. In het Mid-Office platform kunnen wij volledig zelf bepalen hoe de onboarding van flexkrachten verloopt.
Zo hoeven wij Nederlandse flexkrachten tijdens het proces niet te vragen of zij via ons een zorgverzekering willen afsluiten, terwijl deze vraag bij buitenlandse flexkrachten juist niet mag ontbreken. In het platform kan ik alle onnodige vragen weglaten en vragen die belangrijk zijn voor een bepaalde groep juist toevoegen. Dat werkt sneller en efficiënter.”
In de loop der tijd heeft Nedflex het onboardingproces overigens steeds korter en effectiever gemaakt. Van zes stappen is de inschrijving teruggebracht naar slechts drie stappen. Bos: “Dat heeft voordelen voor onze flexkrachten, maar zeker ook voor ons. We krijgen ingevulde inschrijvingen namelijk veel sneller binnen, omdat flexkrachten en klanten er zo weinig werk aan hebben.”
Door de zelfredzaamheid die je hebt met het platform, kunnen wij voor iedere klant maatwerk leveren. Maatwerk willen leveren zit al 27 jaar ons DNA. Dat wij dit nu ook met onze portal kunnen waarmaken is geweldig!
Nick Bos, Sales Director
App voor urenregistratie en méér
De reacties van flexkrachten zijn dan ook goed, en dat komt onder meer door die gemakkelijke en snelle onboarding. “Maar laten we de simpele urenregistratie, bijvoorbeeld in de app, ook niet vergeten”, voegt Bos toe. “Als ik heel eerlijk ben vind ik het niet meer dan normaal dat die app er is, maar toch zijn er partijen die geen app aanbieden. Daarmee heeft Textkernel dus een streepje voor. De app werkt ook heel gemakkelijk. Bovendien hebben flexkrachten dankzij de app hun gewerkte uren, loonstroken en andere belangrijke documenten altijd binnen handbereik, waardoor we ze sneller kunnen bedienen.”
“Met het Mid-Office platform kunnen wij onze inleners ontzorgen”
Ook inleners reageren positief op het Mid-Office platform. Over de urenregistratie bijvoorbeeld, vertelt Bos. “Voor veel inleners was uren aanleveren altijd een flinke klus. Nu kunnen gewerkte uren rechtstreeks uit een kloksysteem in het platform worden geschoten. Waar een inlener voorheen misschien een uur kwijt was aan de urenregistratie, is dat nu tien minuten. Een wereld van verschil, en daar doen we het voor. Natuurlijk is het belangrijk dat wij zelf effectief kunnen werken, maar dat wij onze klanten kunnen ontzorgen: dát is waar het voor ons echt om draait. Het mooie is verder dat wij de portal voor grote klanten volledig op maat kunnen maken. De portal is voor al onze inleners in grote lijnen hetzelfde, maar kleine (essentiële!) details verschillen. Ik kan zelf functionaliteiten toevoegen of juist weglaten – ideaal.”
Maatwerk leveren dankzij het Mid-Office platform
Die zelfredzaamheid – lees: de mogelijkheid om gemakkelijk zelf aan te kunnen passen – is volgens Bos van grote toegevoegde waarde. “Hierdoor kunnen wij voor iedere klant maatwerk leveren, en dat is precies wat wij willen. Wat zeg ik: maatwerk willen leveren zit al 27 jaar in het DNA van ons bedrijf. Dat wij dit nu ook met onze portal kunnen waarmaken is geweldig! En het is ook een belangrijk unique selling point tijdens gesprekken met nieuwe relaties. Regelmatig zien we verbaasde gezichten aan tafel als wij vertellen over de portal en de mogelijkheden. Ja, het platform speelt zeker mee in de beslissing van nieuwe inleners om voor Nedflex te kiezen.”
Voorheen waren bij ons intern 2 mensen een volledige dag bezig met de margefacturatie. Nu zet één van onze eigen medewerkers in slechts 2 uur de facturen voor al onze bemiddelaars klaar.
Nick Bos, Sales Director
Zelfredzaamheid voor bemiddelaars
Net als voor inleners zijn ook voor bemiddelaars de werkzaamheden met de komst van het platform vergemakkelijkt. “Nedflex bedient een grote groep bemiddelaarsklanten die, onder hun eigen naam of de naam van Nedflex, het land in gaan om nieuwe klanten en medewerkers te werven. De eerder genoemde zelfredzaamheid is ook voor hen van toepassing. Plaatsingen aanmaken, mutaties op gegevens doen: het grootste gedeelte van hun administratie kunnen zij dankzij de bemiddelaarsfunctionaliteit al in het platform kwijt.
Bemiddelaars zijn dan ook unaniem tevreden over de portal”, zegt Bos. “Het is onze wens om de portal nog verder uit te breiden. Momenteel zijn er voor bemiddelaars nog drie verschillende systemen in omloop, en wij willen twee van die systemen in het platform integreren. Het Mid-Office platform wordt straks het enige aanspreekpunt van waaruit bemiddelaars allerlei acties kunnen uitvoeren, denk aan een kredietcheck aanvragen of onze cao-regels opvragen.”
Tijdbesparing en betere service door margefacturatie
Voor de groep bemiddelaarsklanten én de Nedflex-medewerkers die zich hiermee bezig houden is ook de margefacturatie in het platform een grote vooruitgang. Bos: “Voorheen waren bij ons intern twee mensen een volledige dag bezig met de margefacturatie. Iedere bemiddelaar moest zelf zijn of haar margefactuur opmaken en naar ons verzenden, en die factuur werd vervolgens door ons gecontroleerd, ingeboekt en betaald. Nu zet één van onze eigen medewerkers in slechts twee uur de facturen voor al onze bemiddelaars klaar.
Leuk feitje: al die bemiddelaars zien op die factuur hun eigen logo en gegevens. De bemiddelaars krijgen vervolgens een seintje en hoeven de factuur alleen nog maar goed te keuren, waarna ‘ie uitbetaald wordt. Naast tijdbesparing is een verbetering in service dan ook een belangrijk voordeel van de margefacturatie. Samen met alle andere voordelen, zoals al uitgebreid besproken, maakt dit dat het Mid-Office platform voor ons de ideale flexportal is.”
