4x sneller uitrollen: van maatwerk naar uniformiteit
De invoering van een gestandaardiseerde werkwijze voor urenregistratie en urenverwerking in de uitzendbranche, heeft binnen de uitzendbranche lang op zich laten wachten. Voor Timing uitzendteam heeft ICT-dienstverlener Textkernel een innovatieve en gebruiksvriendelijke oplossing ontwikkeld om systemen voor urenregistratie digitaal aan elkaar te koppelen. Het platform realiseert een enorme tijdwinst. Niet alleen voor Timing, maar ook voor inlenende bedrijven.
Samen met Timing hebben de ICT-specialisten van Textkernel een webbased systeem ontwikkeld dat het uitwisselen van gegevens voor urenregistratie in de uitzendbranche, sterk verbetert en vereenvoudigt. Het risico op fouten zoals dubbele gegevensinvoer, wordt met het nieuwe systeem voorkomen. Het platform is begin 2017 als eerste geïntroduceerd bij enkele grote klanten van Timing. De ervaringen met het werken ermee zijn bijzonder positief.
Van maatwerk naar uniformiteit
Het gebruik van verschillende administratieve softwaresystemen bij inlenende bedrijven, bemoeilijkte tot nu toe de invoering van een goed werkende standaard voor digitale urenregistratie en de verwerking van alle administratieve en financiële gegevens. Timing Groep, klant van Textkernel en het derde grootste uitzendbureau van Nederland, heeft hierdoor lange tijd op maat gemaakte software per klant geleverd om hen goed te kunnen aansluiten op het eigen systeem. Dit kostte vanzelfsprekend veel tijd en geld. Heel vaak moesten de systemen van inlenende bedrijven worden aangepast. Bij het parametriseren (omzetting naar model parameters) ging er desondanks nog weleens iets mis.
Het nieuwe systeem integreert de Textkernel-producten in een online platform waarmee het digitaal verwerken van de uren en het uitwisselen van alle administratieve gegevens, sterk wordt vereenvoudigd. De kans op het maken van fouten is hierdoor veel kleiner.
Is er toch sprake van een foutieve invoer? Dan kan dit in het systeem eenvoudig door een intercedent worden opgemerkt, zodat het gelijk kan worden aangepast.
“Het platform realiseert een enorme tijdwinst. Niet alleen voor ons, maar ook bij onze klanten/inlenende bedrijven”
Tim Koersen – Projectmanager ICT
Systeemonafhankelijk ontwerp
Sinds medio 2016 is hard gewerkt aan het nieuwe platform voor 100% digitale urenregistratie. Een belangrijke verbetering is het feit dat het platform systeemonafhankelijk is ontworpen. Hierdoor kunnen inlenende bedrijven worden aangesloten zonder dat aanpassingen aan hun eigen systemen of gehanteerde werkwijzen nodig zijn. Uren die bijvoorbeeld worden bijgehouden in een Excel-sheet, kunnen zonder aanpassing of omzetting worden aangeboden. Met een simpele druk op de knop worden deze uren geïmporteerd in het systeem van Timing. Daarnaast hoeft aan de kant van Timing voortaan minder werk te worden verzet om een koppeling met een nieuw bedrijf ‘up and running’ te krijgen. Een korte training volstaat om goed met het systeem te kunnen werken.
Digitale ontafeling van CAO’s
Een andere belangrijke verbetering betreft de zogeheten ‘digitale ontrafeling’ van cao’s, dankzij Time Interpretation. Bij de urenverwerking en de salarisadministratie voor flexkrachten wordt gewerkt volgens de geldende cao-regelingen in de branche waar iemand op dat moment werkzaam is. In de praktijk betekent dit dat een cao door het uitzendbureau vooraf moet worden ‘ontrafeld’. Bij ieder nieuw bedrijf moeten alle onderdelen die van belang zijn voor de verloning, worden geselecteerd en opgenomen in het systeem, zodat overwerkvergoedingen e.d. automatisch worden berekend. Het koppelen van registratiesystemen in combinatie met het ontrafelen van cao’s, was voorheen altijd een bijzonder arbeidsintensief proces. Per klant nam dat doorgaans meerdere dagen werk in beslag. De cao-ontrafeling is nu teruggebracht tot een dag werk.
Drag & Drop editor
Het nieuwe platform is door Textkernel uitgerust met een speciale ‘drag and drop-editor’ om geldende cao-bepalingen eenvoudig te selecteren, te slepen en te activeren binnen het systeem. Hiermee kan Timing voor een inlenend bedrijf in één keer alle onderdelen van een cao ‘inregelen’ die van belang zijn voor de correcte verloning en facturatie van uitzendkrachten. Dit betekent een enorme tijdwinst terwijl het risico op fouten ook voor dit onderdeel aanzienlijk wordt verkleind. Een dergelijke tool bestond tot dusverre nog niet binnen de uitzendbranche. We werken inmiddels aan een upgrade van het platform, om het inrichtingsproces van ‘cao-ontrafeling nog eenvoudiger te maken, door herbruikbare bouwblokken te introduceren.
Meer gemak voor flexkrachten
Tot slot betekent het platform ook gemak voor flexkrachten. Zij hoeven niet meer zelf ervoor te zorgen dat hun uren ook in het systeem van Timing worden geregistreerd, maar voeren deze uitsluitend in via het systeem van de opdrachtgever.
Voorheen werden dezelfde uren apart geregistreerd in twee verschillende systemen (die van Timing en de opdrachtgever) en was de kans op dubbele registraties veel groter, doordat de systemen niet altijd optimaal met elkaar communiceerden. Iets wat bij de intercedenten ervoor zorgde dat ze steeds scherper moeten controleren.
Het grote voordeel voor de flexkrachten is dat ze op elk gewenst moment de eigen uren- en salarisadministratie kunnen inzien via de Timing-portal of de Timing-app.
