La plateforme Mid-Office au cœur de la prestation de services
BackOfficer offre des services de back-office 100% transparents aux agences de recrutement et aux sociétés de détachement désireuses de se développer. Pour ce faire, il est indéniable que vous avez besoin d’un bon logiciel de gestion du personnel. Mais trouver l’environnement informatique idéal était une mission importante pour BackOfficer. “En tant que fournisseur de services de back-office, tout tourne autour du logiciel que nous utilisons. Nous devons trouver la bonne solution”. L’entreprise utilise la plateforme Mid-office depuis quelques années. “Grâce à elle, nous économisons des milliers d’opérations manuelles, soit 6 à 7 ETP”, explique Jeroen van Helden, associé gérant de BackOfficer.
Embarquement d’un grand nombre de personnes
L’urgence d’automatiser l’onboarding existait depuis un certain temps, mais elle s’est accélérée lorsqu’ils ont commencé à travailler avec un certain nombre de clients importants pour lesquels ils devaient intégrer de nombreuses personnes dans un court laps de temps. Jeroen : “À l’époque, nous n’avions pas de processus continu et il y avait encore beaucoup d’actions manuelles entre les deux. Nous travaillions également avec différents programmes, comme sign.nl pour la signature des contrats.” BackOfficer s’est donc mis à la recherche d’une plateforme qui lui permettrait d’effectuer l’ensemble du processus d’onboarding.
Tout en un seul portail
En tant que fournisseur de services de back-office, BackOfficer se trouve dans un quadrilatère, ce qui rend difficile la recherche d’une bonne application. “Il est important pour nous que nos clients – les agences de recrutement et les agences de placement – disposent de leur propre environnement. Avec la plate-forme Mid-Office, nos clients disposent de leur propre environnement dans lequel ils peuvent tout faire et dans lequel les données sont bien sécurisées et protégées. Ce qui la rend unique, c’est que toutes les parties prenantes (employés, intérimaires, employeurs) peuvent se connecter à cet environnement. Cela nous permet de mettre toutes les informations à disposition sur un seul portail”. Une plateforme mid-office ne peut exister sans une bonne connexion avec les systèmes front et back office. Outre la plateforme Mid-Office, BackOfficer utilise Carerix pour le recrutement et Nocore pour la paie et la facturation. “Nous aimons avoir les meilleures solutions, qui sont les meilleures du marché. Nous relions ces applications entre elles.
En tant que fournisseur de services de back office tout tourne autour du logiciel que nous utilisons. Nous devons faire les choses correctement. Avec la plateforme Mid-Office, nous économisons des milliers d’opérations manuelles, soit 6 à 7 ETP.
Jeroen van HeldenManaging Partner
La personnalisation au service du client
Chez BackOfficer, une question est centrale : comment pouvons-nous améliorer les choses ou les rendre plus attrayantes pour nos clients ? Que voient-ils sur le marché et quels sont les besoins de leurs clients, et comment peuvent-ils y répondre en utilisant la plateforme ? Jeroen : “Nous avons très souvent des idées sur la manière de l’utiliser encore mieux. La flexibilité de la plateforme permet de la configurer exactement selon les souhaits du client. Nous pouvons ainsi placer nos clients au centre de nos préoccupations.” C’est également ainsi qu’est né le lien avec Caoloon.com. Jeroen : “C’est nous qui avons créé ce lien. Nous voulions savoir ce que quelqu’un devrait gagner au minimum, y compris toutes les autres conditions d’emploi, et confirmer immédiatement ces données afin de ne plus jamais avoir de discussion à ce sujet.
Un CRM interne dans la plateforme
BackOfficer fait également bon usage de l’automatisation des flux de travail, un module qui vous permet de mettre en place des processus de manière indépendante. Par exemple, l’architecte de processus est utilisé pour les vérifications de solvabilité, entre autres. “Nos clients l’utilisent pour vérifier la solvabilité l’employeur, afin de connaître le montant pour lequel nous devons l’assurer. L’entreprise utilise également l’architecte de processus pour afficher des informations de gestion dans le tableau de bord. “Par exemple, nous affichons un résumé des marges pour chaque semaine, les postes ouverts pour les comptes clients, mais nous avons aussi un module pour demander un pro forma.” Mais BackOfficer va plus loin : avec l’aide de notre consultant, ils sont en train de créer leur propre CRM. Mais BackOfficer va plus loin : avec l’aide de notre consultant, ils créent leur propre CRM. “C’est purement pour notre organisation interne, afin que nous puissions également suivre, par exemple, toutes les communications avec nos clients”.
Il est important pour nous que nos clients disposent de leur propre environnement. Avec la plateforme Mid-Office, ils disposent de leur propre environnement où ils peuvent tout faire et où les données sont bien sécurisées et protégées. Ce qui la rend unique, c’est que toutes les parties prenantes (employés, intérimaires, recruteurs) peuvent se connecter à cet environnement. Ainsi, toutes les informations sont disponibles sur un seul portail.
Jeroen van HeldenManaging Partner
Prochaine étape : l’intégration avec l’assureur maladie
La prochaine étape consistera à établir un lien avec l’assureur maladie Zorg en Zekerheid. “Les intérimaires internationaux ont besoin d’une carte de santé numérique. Aujourd’hui, les cartes sont souvent délaissées ou les intérimaires doivent chercher le numéro de police. Nous voulons que ces informations soient également disponibles sur le portail et dans l’application, afin que l’intérimaire puisse les présenter directement. Nous avons ce lien avec Nocore, mais nos clients ne peuvent pas se connecter à Nocore, tout le monde utilise le portail. C’est là que nous voulons avoir toutes les informations et nulle part ailleurs”, explique Jeroen.
Les clients de BackOfficer sont satisfaits de la facilité d’utilisation
Les clients de BackOfficer sont également satisfaits de la plateforme. “Ils la trouvent claire et conviviale. Nous avons créé un tableau de bord personnalisé qui comprend des modules d’action et des modules d’aperçu. Par exemple, nous avons aussi une module avec des nouvelles où nous avons un lien vers notre site et vers Carerix, le progiciel de front office que nous utilisons. Nous avons également développé notre propre outil de calcul, qui permet à nos clients de calculer directement leur prix de revient/marge. Nous avons également créé une module à cet effet.
L’onboarding est la clé de BackOfficer
Depuis qu’ils ont obtenu la plate-forme Mid-Office, ils ne peuvent plus s’en passer: “Nous ne reviendrons jamais en arrière. Un parcours client sans faille a une grande valeur pour nous. Le portail est en fait le cœur battant de notre service. Nous accordons une grande importance à l’accueil des utilisateurs ; la plateforme est la clé de tout ce qui précède et de tout ce qui suit”, a déclaré Jeroen.
